كيفية جمع تغذية راجعة حول التدريب لتحسين تطوير الموظفين
عندما تخطط لبرنامج تدريب وتطوير لمؤسستك، فإنَّك تتوقع أن يؤدي ذلك إلى تحسين مهارات موظفيك وإنتاجيتهم والاحتفاظ بهم. كونك مسؤولاً في قسم التعلم والتطوير، عليك التفكير في فاعلية التدريب لتحديد ما إذا كان يستحق الوقت والمال. لمعرفة ما إذا كان التدريب ناجحاً، عليك جمع التغذية الراجعة من موظفيك.
ما سبب نقص التغذية الراجعة حول التدريب؟
إذا كانت مؤسستك تواجه صعوبة في الحصول على تغذية راجعة من الموظفين، فقد يكون السبب هو خوف الموظفين أو شعورهم بعدم جدوى ذلك.
يمتنع الموظفون عن تقديم تغذية راجعة نقدية وصادقة خشية أن يأخذ المدير تغذيتهم الراجعة على محمل شخصي، ما قد يؤدي إلى حرمانهم من الترقية أو إلى الفصل من العمل؛ أو لعلمهم أنَّ تغذيتهم الراجعة عديمة الجدوى ولن تغير أي شيء.
كيف تغير مؤسستك نظرة الموظفين هذه؟
إذا كنت تريد من موظفيك تقديم تغذية راجعة دون شعور بالخوف، فاتخذ الخطوة الأولى التي تظهر حرية التعبير عن الرأي. أنت تعلم أنَّ الآخرين لن يفعلوا شيئاً ما لم تفعله بنفسك. إليك بعض الطرائق لتكون قدوة للموظفين:
1. الحديث عن الصعوبات التي تواجهها:
كن نموذجاً للصدق الذي تبحث عنه في موظفي مؤسستك. إذا بدأت المحادثة بـ "أنا أعاني من كذا" أو "ليس لدي كل الحلول" فقد تشعر بالضعف قليلاً، وهذا هو المطلوب. وبالنتيجة، ستزيل بعض الخوف والقلق عن صدرك، وتتدرب على بناء ذكائك العاطفي كقائد، وقد يقول الموظفون بدورهم "إذا كان قادتنا يعانون من كذا، فمن باب أولى أن نفصح نحن عن معاناتنا".
2. إبداء وجهات النظر المخالفة:
في أثناء حديثك مع الموظفين، اذكر وجهات النظر المخالفة لرأيك لإظهار تقبلك للتغذية الراجعة والاقتراحات.
3. الثناء على الآراء:
إذا كانت مؤسستك تريد تغذية راجعة صادقة وذات معنى، فقدِّرها أمام الجميع عندما تسمعها. يمكن القيام بذلك في أي مكان. إذا كنت في اجتماع، يمكن للقائد أن يقول: "شكراً لك على إبداء رأيك. لقد كان في غاية الأهمية". يُظهر هذا أنَّ القادة يرغبون في تلقي التغذية الراجعة ويرحبون بها في المستقبل.
4. دراسة كيفية تقديم تغذية راجعة مؤثرة:
كونك قائد فريق، عليك دراسة العناصر المختلفة لتقديم تغذية راجعة مؤثرة. إنَّ تعلُّم كيفية استخدام مفاهيم مثل التغذية الراجعة البنَّاءة مقارنة بالتغذية الراجعة الإيجابية، واستخدام لغة شاملة، وتنظيم المحادثات حول التغذية الراجعة على نحو صحيح يساعدك على استخدام الملاحظات التي تشاركها كوسيلة لبناء فرق أقوى.
5. تحسين المهارات الناعمة:
من الضروري أن تعزز باستمرار المهارات الناعمة، مثل مهارات التواصل الفعال وحل النزاعات والتعاون والعمل الجماعي وغيرها. يمكِّنك اكتساب هذا النوع من المهارات غير التقنية من التواصل مع فريقك وبناء علاقات حقيقية مع أفراده عبر تواصل فعال من شأنه أن يسهل إنشاء ثقافة إيجابية تدعم تقديم التغذية الراجعة.
جمع التغذية الراجعة حول التدريب:
إذا كانت شركتك تريد تغذية راجعة لجمع معلومات شاملة عن برنامج التدريب، فهناك عديد من الطرائق لجمع هذه التغذية الراجعة من الموظفين، منها:
1. استطلاع آراء الموظفين الجدد:
لأول 90 يوم في الوظيفة أهمية كبيرة. أرسل استطلاعاً إلى الموظفين الجدد في غضون 90 يوم من التوظيف لتعرف رأيهم بتجربتهم الأولية هذه. اطرح أسئلة عن مدى تكيفهم مع الوظيفة، ومقدار الترحيب والحفاوة بهم، وما إذا كانوا يحققون أهدافهم الأولية، أو عن علاقتهم مع مديرهم.
2. استطلاعات اندماج الموظفين:
تعد هذه الاستطلاعات طريقة رائعة لجمع كميات كبيرة من البيانات من القوى العاملة بأكملها. يمكن أن تركز هذه الاستطلاعات الواسعة على أي شيء يتعلق برضا الموظفين واندماجهم في العمل والاحتفاظ بهم. لضمان جدوى هذا الاستطلاع لا تطلب من الموظفين كتابة أسمائهم على ورقة الاستطلاع، واحرص على اتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات التي يذكرها الموظفون.
3. استطلاعات جس النبض:
هي استطلاعات أقصر من استطلاعات اندماج الموظفين ولا تتجاوز 5 أسئلة، والهدف منها معرفة مدى رضا الموظفين.
4. مقابلات البقاء في الوظيفة:
هي وسيلة رائعة لجمع تغذية راجعة من الموظفين حول سبب استمرارهم في العمل في الشركة أو سبب تفكيرهم في المغادرة.
تستفيد الشركة من هذه المقابلات في تحسين جوانب، مثل التواصل والقيادة وتطوير موظفيها للاحتفاظ بأفضل المواهب في نهاية المطاف.
5. مواقع المراجعة:
قد يشعر الموظفون بعدم الارتياح عند مشاركة تغذيتهم الراجعة وأفكارهم المتعلقة بالتدريب مع أرباب العمل، لذلك قد يشاركونها على مواقع المراجعة مثل غلاسدور (Glassdoor) أو إنديد (Indeed). لذلك، يجدر بك مراقبة هذه المواقع للعثور على أية تغذية راجعة إضافية يمكن استخدامها لمواجهة التحديات التنظيمية.
6. لقاء المدير مع الموظفين:
تتيح الاجتماعات الفردية الأسبوعية أو الشهرية بين المدير والموظفين فرصة التحدث مع المدير على انفراد وطرح الأسئلة عليه أو مناقشة مخاوفهم معه. وهذا يساعد المدير على جمع التغذية الراجعة ودعم موظفيه. كونك تعمل في قسم التعلم والتطوير، حافظ على خطوط الاتصال مفتوحة مع المديرين واطلب منهم مشاركة أي تغذية راجعة معك مهما كانت أهميتها. إذا كان شخص واحد يشعر بطريقة معينة، فمن المحتمل أنَّ الآخرين يشعرون بنفس الطريقة.
7. مقابلات ترك العمل:
تعد مقابلات ترك العمل الطريقة الأخيرة الممكنة لجمع التغذية الراجعة. اسأل الموظفين المغادرين عن رأيهم في مديرهم، والتعويضات، والمزايا، والفريق، وفرص النمو، والقيادة، وأي شيء آخر يريدون إخبارك به.
8. صندوق الاقتراحات:
يخشى الموظفون الانتقام عند تقديم تغذية راجعة صادقة. يتيح لهم صندوق الاقتراحات ترك تغذيتهم الراجعة دون ذكر أسمائهم. ضع الصندوق في مكان يمكن الوصول إليه بسهولة، ولكن ليس في مكان يتجمع فيه الموظفون عادة، أو أنشئ نموذجاً يملأه الموظفون دون ذكر أسمائهم.
استطلاعات التدريب:
أفضل طريقة لمعرفة جودة وفاعلية برامج التدريب الحالية لمؤسستك هي إجراء استطلاع لطرح الأسئلة الصحيحة. إنَّ جمع هذا النوع من التغذية الراجعة يُعلمك بنوع التدريب الذي يجب أن تقدمه، ومدى فاعلية برنامج التدريب الحالي، والرضا عن أسلوب التدريب وطريقة تقديمه.
أفضل وقت لإجراء استطلاع حول فاعلية البرنامج التدريبي هو بعد انتهائه مباشرة. لا تؤجل الاستطلاع أكثر من 24 ساعة حتى لا ينسى الموظفون أي شيء.
أمثلة عن أسئلة استطلاع التغذية الراجعة حول التدريب:
- هل كان التدريب قادراً على إدماج الموظفين؟
- هل علَّمك التدريب شيئاً جديداً؟
- هل أعجبك الأسلوب (البصري، السمعي، القراءة/الكتابة، الحركي) لهذا التدريب؟
- كيف يمكنك تغيير هذا التدريب للمتعلمين في المستقبل؟
- هل أعجبك نوع هذا التدريب (التعلم المصغر، بقيادة مدرب، المنتورينغ، وما أشبه ذلك)؟
- هل هناك أية مواضيع إضافية تريد تعلمها لم يتطرق إليها التدريب؟
- هل هناك أي موارد تعتقد أنَّها تساعد في تعزيز هذا التدريب؟
استراتيجيات تجعل الاستطلاعات حول التدريب مجدية:
تساعد الاستطلاعات المناسبة للموظفين على تقليل معدل دوران الموظفين وتحسين أدائهم وتعزيز اندماجهم في العمل. إليك بعض الاستراتيجيات المفيدة:
1. استطلاعات دون ذكر أسماء الموظفين:
قد تحصل على إجابات أصدق عندما لا تطلب من الموظفين ذكر أسمائهم. إذا تمكن الموظفون من الإجابة دون أي خوف من العواقب، فسيكونون أكثر ميلاً إلى التعبير عما يشعرون به بصدق.
2. تحديد أهداف واضحة:
ينبغي ربط أهداف وغايات الاستطلاعات بتحسينات محددة في الأداء. وينبغي أيضاً أن تكون الأهداف قابلة للقياس. مع وضع أهداف واضحة في الاعتبار قبل إجراء الاستطلاع، يمكنك التصرف بناءً عليها بسرعة.
3. تعيين وقت محدد:
في معظم الأحيان، يأتي الجزء الأكبر من النتائج بسرعة. إذا أمكن، أجرِ استطلاعات جماعية محدودة بوقت معين. إذا لم يكن ذلك ممكناً، وزِّع الاستطلاعات وحدد موعداً لتسليمها.
فوائد التغذية الراجعة حول تدريب الموظفين:
من الضروري التأكد من أنَّ استراتيجيات التدريب في مؤسستك فعالة وتحظى بقبول جميع الموظفين. إليك بعض فوائد التغذية الراجعة حول جلسات التدريب:
1. التأكد من تحقيق الأهداف:
الهدف الرئيسي من التدريب هو التأكد من أنَّ جميع الموظفين لديهم المهارات المناسبة لإنجاز مهامهم. عندما تجمع المنظمات التغذية الراجعة، فإنَّها تستطيع قياس ما إذا كان التدريب يحقق أهداف التدريب الرئيسية. على سبيل المثال، المقاييس التي يمكن أن يحسنها التدريب هي: الإنتاجية، وإدارة الوقت، والاحتفاظ بالموظفين.
2. تحديد مجالات التحسين:
إحدى أهم فوائد التغذية الراجعة حول التدريب هي تحديد مجالات التدريب المستقبلي. عن طريق جمع التغذية الراجعة، ستعرف التغييرات التي يجب إجراؤها لتحسين فاعلية برنامجك.
3. استخدام النتائج لتعزيز المهارات الحالية واكتساب مهارات جديدة:
تمكِّن التغذية الراجعة التي جمعتها المؤسسة من تحديد أدوات التعلم المخصصة التي يجب تزويد موظفيها بها. وهذا يمكِّن الموظفين من إتقان الكفاءات الوظيفية الأساسية واكتساب كفاءات جديدة من شأنها تعزيز قدرتهم على الأداء في مناصبهم الحالية والاستعداد لفرص التقدم المستقبلية.
على المديرين أيضاً الاستفادة من التغذية الراجعة التي يتلقونها من فرقهم لتحسين قدرتهم على تقديم التغذية الراجعة وتلقيها باستخدام أفضل التقنيات المتاحة. ويمكن تحقيق ذلك من خلال تعليم المديرين المهارات الناعمة والدورات التدريبية التي تركز على القيادة وتمنحهم المعرفة والأدوات التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح.
4. إظهار قيمة التدريب:
استخدم التغذية الراجعة من الموظفين لإثبات قيمة برنامجك التدريبي. توفر التغذية الراجعة المتعلقة بالتدريب المؤسسي بيانات وأدلة قوية توضح قيمة البرنامج التدريبي للموظفين.
الهدف من التدريب تحسين التعلم الفردي ومن ثم تحسين عملك عموماً. من الهام تقييم فاعلية التدريب الذي تجريه. قد يكون من الصعب القيام بذلك، ولكن باستثمار التغذية الراجعة، يمكنك إثبات القيمة الحقيقية لبرنامجك التدريبي.