دليل شامل لكيفية كتابة عقود الكوتشينغ
بذل أرباب العمل الكثير من الوقت والطاقة لتطوير مشاريع ناجحة في الكوتشينغ واستقطاب العملاء. لذا من الضروري إنشاء العقود المناسبة للاتفاق معهم، وإلا قد تحدث خلافات وحالات سوء فهم تكلف الكوتشز الكثير من المال والوقت.
عقد الكوتشينغ: هو اتفاق بين الكوتش والعميل يحدد كيفية عملهما معاً لفترة محددة أو إلى أن يتم تحقيق نتيجة معينة. نستعرض في هذه المقالة آلية إنشاء عقود الكوتشينغ المناسبة، وأهميتها في العمل.
أهمية إنشاء عقد الكوتشينغ
يستغرق إنشاء العقد وقتاً طويلاً، ولكنَّه ضروري للغاية لنجاح مشروع الكوتشينغ وحماية الكوتشز على الأمد الطويل؛ إذ يحدد العقد ما سيقدمه كل طرف بالضبط، والمبلغ الذي يستوجب دفعه ومتى، وأي شروط أخرى يتفق عليها الطرفان، فيتضح كل شيء أمامهما، مما يساعد في تجنب سوء الفهم في المستقبل.
في حال عدم كتابة عقد كوتشينغ أنت معرض للمخاطر الآتية:
- حدوث خلافات حول الدفع.
- عدم وضوح الأهداف من جلسات الكوتشينغ.
- سوء الفهم حول التزامات كل طرف.
- عدم تلبية توقعات كلا الطرفين.
يساعد العقد في حماية مشروعك قانونياً ومالياً في حال حدوث مشكلة ما؛ فهو بمثابة تأمين يوفر الوقت والمال ويجنب الكوتش الكثير من المتاعب فيما بعد.
تقديم الكوتشينغ دون إنشاء عقد
لتوضيح أهمية عقد الكوتشينغ، من المفيد أن ننظر إلى ما قد يحدث بدونه؛ حيث سيعتمد الطرفان على تذكر وفهم ما تم الاتفاق عليه خلال الاجتماع الأولي، مما قد يسبب خلافات وسوء فهم فيما بعد. على سبيل المثال: في حال عدم إبرام عقد يحدد بوضوح عدد الجلسات التي سيقدمها الكوتش مقابل مبلغ معين من المال، فقد يحدث لغط حول موعد الدفع أو الحالات التي تتطلب المزيد من الجلسات.
أيضاً، إذا لم يتم تحديد جدول زمني واضح في الاتفاقية، فقد يصعب التحكم بسير الأمور، ويسهُل على أحد الأطراف عرقلة التقدم أو تأخيره. يتيح لك العقد إذاً تحديد شروطك الخاصة في علاقة الكوتشينغ، وإلا لن تتمكن من تلبية توقعات العملاء، ولن تكون هناك حدود واضحة. يختلف كل عقد كوتشينغ عن غيره، ولكن يمكن الاعتماد عادة على بعض البنود الأساسية للحفاظ على الاتساق، منها:
1. القسم التمهيدي
الهدف من هذا القسم هو تحديد أساسات علاقة الكوتشينغ، بحيث يستطيع الشخص الذي يقرأ العقد فهم فحوى الاتفاقية من القسم الأول. يقدم الكوتش في هذا القسم لمحة شاملة يتناول فيها الهدف من عقد الكوتشينغ، ويلخص ما سيتم مناقشته خلال الجلسات. إليك فيما يلي نموذجاً يمكن استخدامه للبدء:
"تحدد هذه الاتفاقية شروط وأحكام علاقة الكوتشينغ على أسلوب الحياة بين [اسم الكوتش] و[اسم العميل]. الهدف من هذه الاتفاقية هو توضيح توقعات كلا الطرفين ومسؤولياتهم والتزاماتهم طوال مدة علاقة الكوتشينغ.
تهدف الاتفاقية إلى دعم [اسم العميل] في تحقيق أهدافه الشخصية والمهنية عبر تقديم [اسم الكوتش] للتوجيه والدعم والمساءلة. من خلال التوقيع على هذه الاتفاقية، يوافق الطرفان على الالتزام بالشروط الموضحة".
2. مسؤوليات العميل
على الرغم من أنَّ الكوتش هو من يقدم الخدمات، إلا أنَّه من الهام تحديد دور العملاء أيضاً. من حق الكوتش مثلاً تحديد معايير معينة مثل فرض رسوم على إلغاء الجلسات قبل مدة قصيرة من موعدها. إليك نموذجاً عن قسم مسؤوليات العميل.
تشمل واجبات ومسؤوليات العميل على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
- تقديم تغذية راجعة صادقة أثناء جلسة الكوتشينغ.
- الموافقة على شروط عقد الكوتشينغ قبل بدء كل جلسة.
- إعادة تحديد موعد لجلسات الكوتشينغ أو إلغاءها قبل 48 ساعة على الأقل من موعدها المحدد، وإلا تُفرَض رسوم على العملاء.
- استكمال أي مهام يتم الاتفاق عليها في كل جلسة قبل بدء الجلسة التالية.
- الاستعداد والحضور في الوقت المحدد لكل جلسة كوتشينغ.
- دفع الرسوم قبل أو بعد كل جلسة.
- اتباع أي تعليمات يقدمها الكوتش أثناء الجلسات ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك.
- توفير بيئة آمنة لجميع الأطراف المشاركة في عملية الكوتشينغ.
3. الدفع والرسوم
على الكوتش أن يعرف المبلغ الذي سيدفعه العملاء له لقاء خدماته وطريقة الدفع قبل الاتفاق معهم. حاول الإجابة عن هذه الأسئلة بالتفصيل في هذا البند:
- كم ستطلب لقاء كل جلسة؟
- هل تختلف أنظمة الدفع؟ وكيف ذلك؟
- متى يتم الدفع المستحق؟
- هل تقبل أساليب مختلفة للدفع (نقداً أو بالبطاقة مثلاً)؟
- هل هناك أي رسوم إضافية مرتبطة بجلسات الكوتشينغ (مثل تكاليف المواد ونفقات السفر)؟
- ما هي عواقب غياب العميل عن الجلسة أو إلغائها قبل مدة قصيرة من موعدها؟
ستوفر على نفسك الكثير من المتاعب عبر كتابة هذه التفاصيل بدلاً من الاعتماد على الاتفاقيات الشفهية.
4. السرية والخصوصية
يجب أن يكون بين الكوتش والعملاء التزامات تعاقدية عندما يتعلق الأمر بالسرية والخصوصية، لا سيما عند التعامل مع معلومات حساسة؛ إذ يتوجب ضمان سرية التفاصيل الشخصية دوماً.
قد تتضمن المعلومات الحساسة ما يلي:
- أي بيانات شخصية تخص العملاء أو تخصك.
- أي موضوع سري تتم مناقشته خلال جلسات الكوتشينغ.
- المعلومات المالية المتعلقة بعملية الدفع.
قد تختلف شروط السرية اعتماداً على نوع الخدمات التي تقدمها. ولكن، ينبغي دوماً أن تكون مفصلة ومحددة.
5. مسؤوليات الكوتش
خصص هذا البند لتوضيح المسؤوليات المحددة التي ستتولاها بصفتك الكوتش. حدد مثلاً ما إذا كنت ستقدم التغذية الراجعة للعملاء، وكم مرة وإلى أي حد، وكيف ستقدم الدعم للعملاء.
هذا القسم هام لعدة أسباب؛ إذ قد تتباين توقعات العملاء بشكل كبير، لذا من الضروري أن توضح الخدمات التي ستقدمها. مسؤولياتك هي أساس علاقة الكوتشينغ؛ لذلك يجب كتابتها بالتفصيل لتكون نقطة مرجعية في حالة ظهور أي مشكلات خلال جلسات الكوتشينغ. إليك نموذجاً عن قسم مسؤوليات الكوتش.
تشمل واجبات ومسؤوليات الكوتش على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
- توفير جلسة كوتشينغ شخصية لمدة ساعة مرة في الأسبوع.
- إنشاء خطة كوتشينغ شخصية بناءً على أهداف واحتياجات العميل المحددة.
- الحفاظ على سرية جميع المعلومات التي يشاركها العميل خلال جلسات الكوتشينغ، باستثناء ما يقتضي القانون الإفصاح عنه.
- الالتزام بمدونة الأخلاقيات التابعة لـ [اذكر اسم منظمة الكوتشينغ ذات الصلة].
- الاحتفاظ بسجلات مفصلة لمدى تقدم العميل وتعديل الاستراتيجيات المتَّبَعة في الكوتشينغ حسب الحاجة.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الخاصة بالعميل خلال 48 ساعة، باستثناء حالات الطوارئ أو الظروف غير المتوقعة.
- تحديد موعد جلسات الكوتشينغ وتقديمها في نفس الوقت واليوم كل أسبوع، وإعادة تحديد المواعيد في الوقت المناسب إذا لزم الأمر.
- السعي دوماً نحو التطوير المهني لتحسين مهارات الكوتشينغ ومواكبة تطورات مجال العمل.
6. بند انتهاء العقد
من الهام تحديد موعد انتهاء جلسات الكوتشينغ وأسباب ذلك وما إذا كانت هناك مدة محددة لها، وذلك في بند انتهاء العقد، والذي يجب أن يوضح شروط الانتهاء، وكيف يمكن أن ينهيه الطرفان إذا لزم الأمر، كما يجب ذكر أي مسؤوليات أو التزامات محتملة قد تنشأ عند إنهاء علاقة الكوتشينغ.
7. حل الخلافات
حتى لو بدأت علاقة الكوتشينغ بود، فهناك احتمال نشوب خلاف أثناء فترة العقد أو بعدها. لذا، من الهام إضافة بند يوضح العمليات والإجراءات التي تُستخدَم لحل مثل هذه الخلافات. إليك فيما يلي نموذجاً يمكن استخدامه:
"يتفق الطرفان على بذل قصارى جهدهما لحل أي خلافات تنشأ عن اتفاقية الكوتشينغ عبر المفاوضات والمناقشات الودية. إذا لم يتمكن أي من الطرفين من القيام بذلك، فيمكن اللجوء إلى الوساطة لحل المسألة ودياً، أو يجوز للطرفين تسوية الخلاف عبر تعيين محكِّم مستقل يتفق عليه الطرفان".
8. التوقيعات
على الكوتش والعميل وأي شهود إذا لزم الأمر التوقيع على الاتفاقية. ينبغي أن يحتفظ الكوتش بنسخة موقَّعة في حالة حدوث خلافات أو سوء فهم في المستقبل.
نصائح لإنشاء عقد الكوتشينغ
1. اكتب العقد بوضوح وإيجاز وشمول
يجب أن يغطي العقد جميع التفاصيل بلغة يسهل فهمها دون أن تكون طويلة أو معقدة.
2. تأكد من أنَّ كلا الطرفين يفهمان حقوقهما والتزاماتهما فهماً تاماً
في حال وجود أي التباس بشأن أي نقطة، فيتوجب تقديم معلومات أو توضيحات إضافية.
3. تأكد من أنَّ الشروط معقولة وعادلة لكلا الطرفين
لا يجب أن يشعر أحد الطرفين بأنَّه يتم استغلاله بأي شكل من الأشكال؛ لذا من الهام أن يفهم كل طرف الشروط التي يوافق عليها قبل التوقيع على الاتفاقية.
4. حافظ على المهنية دوماً
بغض النظر عن مدى تعاملك بود مع العميل، فمن الهام الحفاظ على المهنية في العلاقة، ويشمل هذا أسلوب صياغة العقد.
5. اطلب من متخصص قانوني مراجعة جميع بنود العقد
حتى لو كنت واثقاً من العقد، فلا ضير من أن تطلب رأي شخص آخر به لتتأكد من عدم وجود أي مشكلات محتملة.
يجب أن تكون اتفاقية الكوتشينغ وثيقة قابلة للتعديل؛ فربما تحتاج أنت أو العملاء إلى إجراء تعديلات على العقد عند العمل معاً بطريقة تخدم الطرفين.
في الختام
صحيح أنَّ إنشاء المستندات القانونية يستغرق وقتاً ويتطلب جهداً، ولكن يمكن تسهيل الأمر عبر استخدام القوالب؛ حيث تقدم الكثير من المواقع مجموعة من قوالب العقود القابلة للتخصيص والتعديل، والتي أقرَّها متخصصين في القانون؛ لتكون الاتفاقية بذلك سليمة من الناحية القانونية. يجب كتابة عقد الكوتشينغ بعناية، فهو يحدد شروط علاقة العمل مع العملاء، ويوفر الحماية القانونية لكلا الطرفين. مع بذل القليل من الجهد، ستتمكن من إنشاء اتفاقية تناسب الجميع بسرعة أكبر.