9 خطوات لإعداد مواد التدريب

يعتمد نجاح المؤسسة ونموها على برامج تدريب الموظفين، كما تُعَد مواد التدريب جزء أساسي من إستراتيجية "التعلم والتطوير" (L&D) الخاصة بالشركة. يرتبط نجاح برامج تدريب الموظفين بشكل مباشر بفعالية المحتوى والمواد المستخدمة.

ينجح برنامج التدريب في تحقيق الأهداف المطلوبة عند إعداد المواد بطريقة ممنهجة تثير اهتمام الموظفين. تقدم مواد التدريب الدعم للموظفين عند الحاجة، وتزودهم بالمؤهلات اللازمة لتأدية المهام الوظيفية وتسيير العمل في حالات استقالة أو غياب الموظفين الأساسيين بالشركة. تزود هذه البرامج الموظفين الجدد بالمعلومات والمهارات التي يحتاجون إليها عند التحاقهم بالعمل.

يقع على عاتق خبراء "التعلم والتطوير" وتصميم برامج التدريب مهمة تحليل كافة وحدات المحتوى من أجل ضمان توافق البرنامج مع معايير السوق وتحقيق الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية محددة. الإبداع والتخطيط المدروس خلال مرحلة تصميم مواد التدريب ضروريان لإعداد محتوى يساهم في تحقيق الأهداف المطلوبة وتوفير الوقت والتكاليف.

إعداد مواد تدريب الموظفين:

فيما يلي 9 خطوات لإعداد مواد التدريب:

أولاً: تحديد الهدف من مواد التدريب

تقتضي الخطوة الأولى لإعداد برامج التدريب توضيح الهدف من إجرائها. تحدد هذه الأهداف المعارف، والمهارات، والمهام، والعمليات التي يُتوقَّع من الموظف أن يكون قادراً على تأديتها بعد انتهاء برنامج التدريب. فيما يلي 6 أسباب تثبت أهمية تحديد أهداف التدريب بدقة ووضوح قبل تصميم المواد:

• يجري تخطيط، وتنظيم، وإعداد المواد لتحقيق أهداف تلبي احتياجات تدريبية محددة.
• تساعد أهداف التدريب في تحديد المهارات والمعارف التي يجب التركيز عليها خلال مراحل الإعداد.
• تحديد الأهداف ضروري لاختيار نوع المحتوى وطريقة التقديم التي تتوافق مع الاحتياجات التدريبية.
• تحديد الأهداف ضروري لمساعدة المدرِّب في اختيار المصادر اللازمة لتلبية الاحتياجات التدريبية للموظفين.
• يتيح تحديد النتائج المطلوبة من التدريب إمكانية مراجعة المحتوى والمنهج وهو ما يساعد المدرِّب في تقديم برنامج مترابط وشامل.
• يمكن تجزئة الأهداف إلى إجراءات ومراحل عملية يجري خلالها تصميم مواد التدريب.

ثانياً: تشكيل فريق تصميم البرنامج

فيما يلي 7 أعضاء أساسيين في فريق إعداد البرنامج:

1. مصمم برنامج التدريب:

يقوم المصمم بإعداد مواد التدريب والبرنامج بما يتوافق مع أهداف أصحاب المصلحة ويضمن تلبية الاحتياجات المطلوبة.

2. مدير المشروع:

تقتضي وظيفة مدير المشروع تنظيم الإجراءات، والقرارات، ومواعيد تسليم المهام.

3. مؤلف المحتوى:

يقوم المؤلف بتصميم المحتوى بالصيغة المطلوبة ولتكن مقاطع فيديو، أو رسومات، أو وحدات تعلم إلكتروني تفاعلية على سبيل المثال.

4. مصمم العناصر الرسومية:

تقتضي وظيفة مصمم العناصر الرسومية إعداد المحتوى البصري عن طريق عرض المعلومات في صيغة رسومات.

5. مصمم منهج التدريب:

تقتضي وظيفة مصمم منهج التدريب إعداد البرنامج والمواد وتأليف المحتوى بالصيغة المطلوبة وإنشاء العروض التقديمية، والنشرات، والأدلة الخاصة بالمشاركين، وما إلى ذلك.

6. فريق إعداد المحتوى المرئي:

يمكن تشكيل فريق مختص أو استخدام برنامج لإعداد محتوى مرئي يستقطب انتباه المشاركين ويحفز تفاعلهم مع برنامج التدريب.

7. مطوِّر:

يجب الاستعانة بمطور يتقن التعامل مع "أنظمة إدارة التعلم" (LMS)، و"معيار سكورم" (SCORM)، وغيرها من أدوات تأليف وإدارة محتوى التدريب وتقديمه. ينبغي أن يكون المطور قادر على معالجة المشكلات التقنية وضمان تقديم تجربة تدريب خالية من الأخطاء.

ثالثاً: مراجعة مواد التدريب المتوفرة وإعادة استخدامها

تحتوي المؤسسات عادةً على مجموعة ضخمة من مواد التدريب الجاهزة التي يمكن الاستفادة منها أثناء العمل على إعداد برنامج جديد. يقوم بعض المدربين باختيار مجموعة من مواد ووحدات التدريب الجاهزة وتقديمها بطريقة جديدة بغية توفير الوقت والجهد اللازم لإعداد محتوى أو مواد جديدة.

يجب أن تحرص على تقييم جودة المواد المتوفرة وتعمل على تحسينها إذا كانت لا ترقى للمعايير المطلوبة في البرنامج الحالي. فيما يلي 7 خطوات للاستفادة من مواد التدريب القديمة:

• مراجعة مواد التدريب الجاهزة مثل العروض التقديمية، والمستندات، والمواصفات، ومقاطع الفيديو، وكتيبات التدريب.
• التحقق من احتواء مواد التدريب المتوفرة على المعلومات المطلوبة.
• التحقق من صحة المعلومات الموجودة في مواد التدريب الجاهزة.
• التأكد من حداثة المواد ومواكبتها للتطورات في قطاع العمل.
• التأكد من أنَّ المحتوى ممتع وتفاعلي وقادر على إثارة اهتمام الموظفين.
• التحقق من التغذية الراجعة التي حصل عليها المحتوى عند تطبيقه في السابق.
• النظر في إمكانية تحسين المواد والمحتوى المتوفر.

رابعاً: اختيار طريقة تقديم برنامج التدريب

تختلف أنماط التعلم من شخص لآخر، فقد يفضل البعض التعلم من العناصر البصرية، في حين يحتاج آخرون للتطبيقات العملية، أو لوجود مدرب يرشدهم خلال البرنامج على سبيل المثال. يعتمد اختيار طريقة التدريب على أنماط تعلم الموظفين، وأهداف البرنامج، والنتائج المتوقعة منه، بالإضافة إلى تكلفته، وخطته الزمنية.

فيما يلي 4 طرائق لتقديم برنامج التدريب:

1. التعلم الإلكتروني:

يُطلَق على التعلم الإلكتروني اسم التدريب عبر الإنترنت أو الويب، وهو يُستخدَم في تدريب القوى العاملة عن بعد وفي الشركات التي تطبق نظام العمل الهجين. تتيح هذه الطريقة للموظف إمكانية التعلم في الزمان والمكان الذي يناسبه. يمكن تطبيق التعلم الإلكتروني بواسطة "أنظمة إدارة التعلم"، و"منصات الاعتماد الرقمية" (digital adoption platforms)، والندوات الافتراضية، ومزودي خدمات التدريب عبر الإنترنت، وغيرها من الوسائط المتاحة عند الطلب.

2. التدريب في مكان العمل:

يتم في هذه الطريقة شرح آلية استخدام تطبيق برمجي أو إجراء جديد عن طريق القيام بتجربة حية تفاعلية تساعد المستخدم في الاطلاع على كافة الميزات والمهام الموجودة ضمن التطبيق أو العملية الجديدة.

3. التدريب بقيادة مدرِّب:

يقوم المدرِّب في هذا النوع من التدريب باستخدام العروض التقديمية خلال جلسات التدريب.

4. استخدام مقاطع الفيديو في التدريب:

تتيح مقاطع الفيديو للموظفين إمكانية استيعاب المعلومات بطريقة تساعدهم في حفظ المعلومات وترسيخها على الأمد الطويل.

خامساً: تحديد نوع التدريب  

تركز برامج التدريب على تنمية مهارات معيَّنة لدى الموظفين بغية تحسين أدائهم وإنتاجيتهم. يعتمد اختيار نوع التدريب على متطلبات المؤسسة واحتياجاتها وأنشطتها. فيما يلي 6 أنواع شائعة لبرامج التدريب:

1. تدريب تأهيل الموظفين الجدد:

يهدف هذا النوع من التدريب إلى تقديم المعلومات الأساسية التي يحتاج إليها الموظفون الجدد لتأدية مهامهم الوظيفية، وإعطائهم فكرة عن ثقافة الشركة وسير العمل، وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتحقيق النجاح في وظيفتهم الجديدة، والإجابة عن كافة الأسئلة التي يمكن أن تخطر لهم، وتأهيلهم للمساهمة في نجاح المؤسسة.

2. تدريب الالتحاق بالعمل:

يهدف تدريب الالتحاق بالعمل إلى تعريف الموظفين على ثقافة الشركة، والمسؤوليات والمهام المطلوبة منهم، إلى جانب تأهيلهم للعمل بإنتاجية عالية فور التحاقهم بوظيفتهم.

3. التدريب على المنتجات:

يقدم التدريب على المنتجات معلومات عن بضائع المؤسسة، أو خدماتها، أو منتجاتها، بغية مساعدة الموظفين على تأدية مهامهم بفعالية.

4. التدريب التقني:

تتيح التدريبات التقنية للموظفين إمكانية إتقان المهارات التقنية الأساسية اللازمة لتأدية مهامهم الوظيفية على أكمل وجه.

5. تدريب المبيعات:

تهدف هذه التدريبات إلى تنمية مهارات فِرَق المبيعات. تشمل مواد التدريب في هذه الحالة التقنيات، والأدوات البرمجية، والأساليب الحديثة لبيع الخدمات والمنتجات، وهي تهدف إلى تعريف فِرَق المبيعات على فوائد المنتجات والخدمات، ومساعدتهم في تلبية احتياجات العملاء وإقناعهم بإجراء عملية الشراء.

6. التدريب على التنوع:

تهدف تدريبات التنوع إلى تهيئة الموظفين للتعامل مع مسائل التنوع في مكان العمل بغية تشجيع التفاعلات الإيجابية وتقليل حالات التحيز والتفرقة بين الموظفين.

سادساً: إعداد مخطط لمحتوى التدريب

تقتضي هذه الخطوة إعداد مخطط يبين مراحل العمل قبل بدء تصميم المواد الخاصة بدورة تدريبية معيَّنة، وهي تهدف إلى تنظيم إجراءات العمل والمعلومات بطريقة تساعد الموظفين في تحقيق الأهداف المرجوة من التدريب. فيما يلي فكرة عن محتويات المخطط:

1. المعلومات الوصفية والمرجعية:

• مقدمة تشرح الهدف من إعداد البرنامج.
• المعلومات الأساسية والمرجعية.
• الجمهور المستهدف.
• مصادر المحتوى مثل الروابط والمراجع.
• سياسة برنامج التدريب.
• بيانات الاتصال وحقوق النشر.

2. استمارات مخطط الدورة التدريبية وقوائم التحقق:

• أهداف الدورة التدريبية.
• مواصفات المواد، والتجهيزات، والمنشأة المخصصة لإجراء جلسات التدريب.
• استعراض وحدات المحتوى.
• إطار العمل ونطاق المحتوى.

3. محتوى واضح وشامل للدورة التدريبية:

• محتوى التدريب، والأنشطة، والتعليمات، والأطر الزمنية.
• ملاحظات العرض التقديمي ومواد التدريب المستخدمة في كل جلسة مثل العروض التقديمية، والنشرات، والوثائق التي تُوزَّع على الحاضرين.
• محاور الجلسة.
• التمارين مثل تقمص الأدوار، والنقاشات الجماعية، ودراسات الحالة، والعصف الذهني.
• استطلاعات الرأي الخاصة بموضوع الدورة التدريبية.
• النشرات الخاصة بالمشاركين وغيرها من مواد الدورة التدريبية.
• محتوى تقني دقيق ومتوافق مع موضوع الدورة التدريبية.

سابعاً: الاستفادة من تطوير المحتوى وتكنولوجيا التصميم

تستخدم المؤسسات برمجيات خاصة لتقديم تجارب تدريب فعالة للموظفين. تتيح هذه الأدوات البرمجية إمكانية إعداد وحدات تدريب تفاعلية، وضمان الامتثال والأمان، ومتابعة تفاعل واندماج الموظف مع مواد التدريب، وتحليل الأداء، وجمع التغذية الراجعة. يمكن الحصول على هذه الميزات والأدوات من منصة واحدة والاستفادة منها في تقديم تدريب فعال للقوى العاملة.

فيما يلي 5 برمجيات خاصة بالتعلم والتدريب يمكن أن تستفيد منها فِرَق "التعلم والتطوير":

1. "منصات الاعتماد الرقمية" (DAP):

"منصات الاعتماد الرقمية" عبارة عن برمجيات تدريب تتكامل مع تطبيقات الشركة وتساعد الموظفين في التعلم أثناء استخدام هذه التطبيقات، وهي تهدف إلى تسريع عملية اعتماد التكنولوجيا الرقمية داخل المؤسسة. تقوم المنصة بإنشاء قائمة مهام تحتوي على إرشادات تفصيلية، ومقاطع فيديو، وقوائم المساعدة الذاتية التي ترشد المستخدمين أثناء العمل على التطبيق. تعمل منصات الاعتماد الرقمية مع "أنظمة إدارة التعلم"، وبرمجيات التعلم الإلكتروني مثل "سكورم" (SCORM) وأداة "إكس إيه بي آي" (xAPI) من أجل إعداد وحدات التدريب، ومتابعة تقدم الموظفين، وتحديث المحتوى، وتصميم مواد مناسبة في المستقبل.

2. "أنظمة إدارة التعلم":

يقدم "نظام إدارة التعلم" منهجية عمل شاملة لكافة مراحل إجراء تدريبات الموظفين من إعداد المواد إلى تقديمها ومتابعة إجراءات التطبيق وتقدم الموظفين. تتيح هذه الأنظمة لفِرَق "التعلم والتطوير" إمكانية تحديد وتقييم أهداف التدريب الخاصة بالمؤسسة والموظفين، ومتابعة التقدم في تطبيق البرنامج لحين تحقيق هذه الأهداف، وجمع البيانات من أجل الإشراف على عمليات التدريب وتحسينها.

3. برمجيات إعداد مقاطع الفيديو الخاصة بالتدريب:

تتيح لك هذه البرمجيات إمكانية إعداد مقاطع الفيديو ونشرها، ومشاركتها، بالإضافة إلى تحديد معدل التقدم في إجراءات التعلم والتدريب. يتم إنشاء مقاطع الفيديو لتقديم المعلومات في تدريبات الالتحاق بالعمل، والامتثال الوظيفي، وعند استخدام برمجيات جديدة في مكان العمل. تتميز برمجيات إعداد مقاطع الفيديو بسهولة استخدامها، كما أنها تتيح لفِرَق "التعلم والتطوير" ومصممي المناهج إمكانية تطبيق أفكارهم الإبداعية وإنشاء مقاطع فيديو فعالة خاصة ببرامج التدريب.

4. أدوات إدارة وتأليف محتوى التدريب:

تتيح لك أدوات تأليف محتوى التدريب مثل "سكورم" إمكانية إعداد الدورات التدريبية وإدارتها وتصديرها إلى "نظام إدارة التعلم" الخاص بالشركة. تتوافق الدورات التدريبية في هذه الحالة مع عدد كبير من المنصات دون الحاجة لإجراء أي تعديلات، كما أنها تزود المدير بالأدوات التي يحتاج إليها لمتابعة نشاط الموظفين، وتقييم تقدمهم، وتحديد نتائج التدريب بسهولة.

5. برمجيات تصميم محتوى التدريب:

تُستخدَم هذه البرمجيات في إعداد محتوى تدريبي دقيق، وفعال، ومتوافق مع أهداف الشركة واحتياجات الموظفين. يمكن إعداد المحتوى في مختلف الصيغ المطلوبة من النصوص إلى العروض التقديمية، ومقاطع الفيديو، وما إلى ذلك.

ثامناً: إعداد نسخة نهائية ومشاركتها مع فريق "التعلم والتطوير" لإجراء التعديلات النهائية

يجب إرسال المواد لفِرَق "التعلم والتطوير" للحصول على اقتراحاتهم وإجراء التعديلات النهائية قبل إطلاق البرنامج. فيما يلي قائمة تحتوي من مجموعة من الأسئلة للتحقق من جودة مواد التدريب:

• هل تساعد المواد في شد انتباه المتدربين؟
• هل تحفز مواد التدريب على تذكر المعلومات السابقة وتطبيقها؟
• هل تطرح العروض التقديمية المعلومات بأسلوب سهل الاستيعاب؟
• هل تحتوي المواد على أمثلة، أو دراسات حالة، أو رسومات تزيد من مستوى التفاعل مع المحتوى؟
• هل تحتوي مواد التدريب على طرائق تساعد الموظفين في تطبيق المعلومات المكتسبة؟
• هل تتضمن مواد التدريب حالات ومسائل ومشكلات تتيح للموظفين إمكانية تطبيق المهارات المكتسبة؟

يتم إطلاق برنامج التدريب النهائي بعد جمع التغذية الراجعة من أعضاء فريق "التعلم والتطوير".

تاسعاً: تطبيق "مؤشرات الأداء الرئيسية" (KPIs) الخاصة ببرنامج التدريب وإجراء التعديلات اللازمة بناءً عليها

فيما يلي 4 عناصر أساسية لحساب العائد على الاستثمار في مواد التدريب:

1. التغذية الراجعة من الموظفين:

يمكنك أن تستخدم استطلاعات الرأي لجمع التغذية الراجعة من الموظفين بعد انتهاء برنامج التدريب، والحصول على آرائهم واقتراحاتهم لتحسين المواد والمحتوى.

2. المعارف المكتسبة:

يمكن إجراء تقييمات سابقة ولاحقة لبرنامج التدريب لتحديد المعارف والمهارات التي اكتسبها الموظفون من مواد ومحتوى التدريب.

3. مقدار التحسن في إنتاجية الموظف بعد التدريب:

يتم ذلك عن طريق مراقبة الموظفين ضمن مكان العمل بغية تقييم مدى التزامهم بتطبيق المعلومات والمهارات المكتسبة في مهامهم اليومية.

4. نتائج المؤسسة:

تقتضي هذه الخطوة التأكد من تحقيق أهداف التدريب وتقييم مقدار الزيادة في الإيرادات، والانخفاض في النفقات، وتحسن أداء وإنتاجية الموظفين في العمل.

في الختام:

قدم المقال منهجية عمل متكاملة لإعداد مواد تدريب القوى العاملة. يعتمد نجاح برنامج التدريب على فعالية المواد المستخدمة، وهو يُعتبَر ناجح عند تحقيق الأهداف المطلوبة منه مثل زيادة إيرادات الشركة ومستوى سعادة الموظفين.