5 نصائح لوضع ميزانية لمبادرات التدريب والتطوير
يُعد التدريب والتطوير هاماً في المنظمات التي ترغب في الاستثمار في نمو موظفيها، وغالباً ما يبحث أرباب العمل عن إرشادات حول تطوير برامجهم التدريبية، وحينما يُسألون عن الميزانية التي خصصوها للتدريب، يجيبون دوماً بأنَّهم لا يعرفون بالضبط كم عليهم أن يخصصوا لذلك.
إذا كنتَ تواجه هذا الأمر أيضاً، فسنوضح بعض الجوانب التي يجب وضعها في الحسبان بخصوص مبادرات التدريب وميزانيتها حين تتواصل مع مقدِّمي برامج التعلم والتطوير المحتملين.
كم تنفق معظم الشركات على التدريب والتطوير؟
أفاد تقرير مجال التدريب لعام 2021 (2021 Training Industry Report) الذي نشرته مجلة "ترينينغ ماغازين" (Training Magazine) بأنَّ الشركات أنفقت حوالي 1071 دولاراً لكل موظف على التدريب في عام 2021. نستعرض فيما يلي متوسط الإنفاق على التدريب بناءً على حجم الشركة:
- أنفقت الشركات الصغيرة (التي تحوي 100-999 موظفاً) مبلغ 1433 دولاراً لكل موظف، وهو ما يمثِّل أكبر مبلغ بين أنواع الشركات، على الرغم من أنَّ إنفاقها انخفض لأكثر من 200 دولار لكل موظف عن العام السابق.
- ضاعفت الشركات متوسطة الحجم (التي تحوي 1000-9999 موظفاً) إنفاقها تقريباً لكل موظف في عام 2021، ليصل إلى 902 دولاراً.
- خفَّضت الشركات الكبيرة (التي تحوي أكثر من 10.000 موظف) إنفاقها على التدريب لكل موظف بنسبة 20%، حيث أصبح المبلغ 722 دولاراً في عام 2021 بعد أن كان 924 دولاراً في عام 2020.
إذا كنت تجد هذه المبالغ كبيرة، فحاول أن ترى الأمر من وجهة نظر أخرى، وهي أنَّك تقدم لفريقك الأدوات اللازمة للنجاح في مناصبهم. قد يكون ذلك مكلفاً، ولكن هناك عائد على الاستثمار (ROI) يتمثل في عمل الموظفين بجهد وذكاء أكبر باستخدام الأدوات التي يتعلمونها في برامج التدريب والتطوير.
على سبيل المثال: إذا تعامل أحد المديرين مع سوء السلوك في مكان العمل (كالنميمة) بصورة مناسبة، مستخدماً الأدوات التي اكتسبها في التدريب حول هذا الموضوع، يعني هذا أنَّك لم تخسر الأموال التي استثمرتها في التدريب؛ فلو لم يُعالج هذا السلوك، لضاع الكثير من وقت أفراد الفريق الذين سيتذمرون أو يتشتت انتباههم بسببه، كما كان سيضيع وقت قسم الموارد البشرية أيضاً في معالجة الأمر لو كثُرت الشكاوى.
5 نصائح لوضع ميزانية للتدريب والتطوير
1. حلل احتياجات التدريب
قبل تخصيص ميزانية لتدريب الموظفين، من الضروري تحديد الجوانب التي تحتاج القوى العاملة إلى تطويرها؛ إذ يساعدك إجراء استطلاعات رأي أو تقييمات للموظفين في تحديد النقص في المعلومات والمهارات في الفريق، كي تتمكن من معالجتها من خلال برامج التدريب.
إلى جانب جمع البيانات، من الهام أيضاً جمع التغذية الراجعة من الموظفين مباشرةً، عبر طرح أسئلة مثل:
- ما هي إجراءات العمل التي يمكن تحسينها؟
- ما هو أصعب جانب في وظيفتك؟
- ما المهارات التي ترغب في تطويرها في منصبك؟
توفر هذه الأسئلة أفكار ذات قيمة حول الاحتياجات التدريبية المحددة للفريق، وحينما تتيح للموظفين المشاركة في عملية صنع القرار، فتثبت لهم بذلك أنَّك تقدِّر آراءهم، كما يمكنك الحصول على موافقتهم ودعمهم لمبادرات التدريب التي تقدمها.
2. حدد أهداف وغايات التدريب
عندما يتعلق الأمر بأهداف وغايات التدريب، فمن الهام التأكد من أنَّ برنامج التدريب يتوافق مع أهداف العمل في الشركة. لذا، من الضروري فهم تلك الأهداف فهماً تاماً، وذلك عبر مناقشة الأهداف والتحديات التي تواجه المنظمة مع كبار القادة، وكيف يسهم القسم الذي تترأسه في نجاح الشركة.
غالباً ما يكون الهدف من التدريب هو حل مشكلة مرتبطة بالثقافة التنظيمية، مثل ارتفاع معدل دوران العمالة، أو ممارسة الموظفين لسلوكات مُؤذية، أو عدم شعورهم بالرضا في العمل. حتى في هذه الحالات، من الهام فهم الأهداف، وما يساعد بالضبط على تحقيقها، فهل يتطلب تحسين الوضع تثقيف الموظفين حول قضية التحرش مثلاً أم تعليمهم مفهوم الشمولية؟ أو ربما المطلوب أمر آخر تماماً مثل تغيير نظام المساءلة؟
وإلى جانب تحديد ما يجب أن يتعلمه الموظفون، عليك أن تفكر أيضاً في الطريقة التي سيتبين من خلالها أنَّهم تعلموه، أو حتى يطبقونه في عملهم؛ فإذا كان الهدف من التدريب هو زيادة حصة السوق بنسبة 10% مثلاً؛ فمن الهام أن تناقش مع قادة المنظمة كيف يؤدي فريقك دوراً في تحقيق هذا الهدف. يساعد تحليل الاحتياجات على فهم النقص في المهارات، لتتمكن من اقتراح برامج تدريب مرتبطة مباشرة بهدف الشركة، وسيثبت التدريب نجاحه حينما تحقق الشركة زيادة بنسبة 10% في حصتها في السوق.
وفقاً لجمعية تنمية المواهب (ATD)، تحصل الشركات التي تستثمر في التدريب على هامش ربح أعلى بنسبة 24% مقارنة بالشركات التي لا تفعل ذلك؛ فحينما تستثمر في الموظفين، فإنَّك تُثبت لهم أنَّك تؤمن بإمكاناتهم، وترغب بمساعدتهم على النجاح، الأمر الذي يعزز الاندماج والاحتفاظ بالموظفين.
3. حدد أسلوب تقديم التدريب
يُعد اختيار أسلوب التدريب المناسب أمراً أساسياً لتحسين ميزانية التدريب؛ فالتدريب وجهاً لوجه رائع لبناء الفريق؛ لأنَّه يتسم بالتفاعلية، ولكنَّه قد يتطلب أيضاً نفقات باهظة؛ إذ عليك أن تضع ما يلي في الحسبان:
- السفر والإقامة.
- مكان التدريب.
- تكاليف تقديم الطعام.
- مواد التدريب.
على الجانب الآخر، يُعد التدريب عبر الإنترنت خياراً أكثر فاعلية من حيث التكلفة، وتستطيع من خلاله الوصول إلى جمهور أوسع، حيث يمكن جمع الفريق بأكمله معاً، بغض النظر عن مكان تواجدهم في العالم، وتزويدهم بالتدريب الذي يحتاجونه لتحقيق النجاح، كما يمكنك توفير تكاليف الطباعة، لأنَّك تستطيع تقديم كل شيء رقمياً، وتسجيل التدريب لاستخدامه في المستقبل. أما بالنسبة لمدة التدريب، فمن الهام توفير ما يكفي من الوقت لتغطية جميع المواد اللازمة، وتحديد التكلفة المناسبة.
4. اختر مقدم التدريب
يمكنك إما تقديم التدريب بنفسك في الشركة، أو الاستعانة بمقدم تدريب خارجي، أو اختيار بعض الدورات التدريبية عبر الإنترنت، أو يمكن الجمع بين كل هذه الخيارات. وازن بين هذه الخيارات بعناية قبل اتخاذ القرار المناسب.
صحيح أنَّ إجراء التدريب في الشركة أرخص من الاستعانة بشخص من خارجها، ولكن قد لا يكون فعالاً مثل تدريب يقدمه خبير خارجي يمارس هذه المهنة لسنوات، وعلى الرغم من أنَّ المدرب الخبير يتقاضى أجراً أكبر من المدرب الأقل خبرة، لكنَّه قادر على تحقيق النتائج المرجوة.
قد تختلف أسعار الدورات التدريبية عبر الإنترنت، ولكن قبل اختيار هذا الأسلوب، حدد ما إذا كان أفضل طريقة لنقل المعلومات وتغيير السلوكات لتحسين نتائج الأعمال.
5. حدد عدد البرامج التدريبية
على الرغم من أنَّ إجراء تدريب لمرة واحدة يمكن أن يكون مفيداً، لكن من الضروري توفير التدريب باستمرار للموظفين. صحيح أنَّه يتطلب استثمارات كبيرة، ولكنَّه يوفر المزيد من الفرص للتنمية والتطوير المستدامين.
من الضروري أن ندرك أنَّ أدمغتنا غير قادرة على الاحتفاظ بالكثير من المعلومات، حيث يتلاشى الكثير مما تعلمناه من ذاكرتنا بسرعة مع مرور الوقت. تُظهر الأبحاث أنَّنا نستطيع تذكر حوالي 80% فقط من المعلومات مباشرة بعد التدريب، وتنخفض هذه النسبة بمرور الوقت إلى 10%. لذا، من الضروري توفير تدريب مستمر لضمان تذكر المعلومات وترسيخ التغيرات السلوكية.
في الختام:
صحيح أنَّ التدريب الفعال ليس مجانياً أو رخيصاً، ولكنَّ زيادة رضا الموظفين وتحسين الإنتاجية ونتائج العمل هي فوائد هامة يعود بها ذلك التدريب.