5 خطوات لتحليل الاحتياجات التدريبية في الشركات

يقدم المقال مجموعة من الخطوات العملية لتحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين ووضع خطة عمل لتصميم برامج تدريب تساعد في تلبية هذه الاحتياجات وتحقيق أهداف المؤسسة.

تحليل الاحتياجات التدريبية

تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين ضروري لضمان فعالية برامج التدريب التي تجري ضمن نطاق الشركة وتحقيق الأهداف المطلوبة منها. فيما يلي 5 خطوات لتحليل الاحتياجات التدريبية:

1. تحديد نطاق التحليل

تقتضي الخطوة الأولى تحديد فئة الموظفين، أو المناصب، أو الأقسام التي تستهدفها الدراسة التحليلية، بالإضافة إلى الإطار الزمني المخصص للعملية. تضمن هذه الخطوة إجراء دراسة تحليلية تستهدف الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة.

2. تحديد المهام المطلوبة من الموظفين

تقتضي الخطوة الثانية تحديد المهام التي يؤديها الموظفون بصورة منتظمة في مكان العمل، وهي تضم المهام المتعلقة بوظائفهم مثل استخدام المعدات والبرمجيات، أو الامتثال للأنظمة والمعايير السائدة في قطاع العمل.

تساعد هذه الخطوة في تحديد المهارات والمعلومات التي يحتاج إليها الموظفون لإنجاز مهام العمل بفعالية.

3. تحديد المهارات والمعلومات التي يحتاج إليها الموظف لتأدية المهام بكفاءة

تقتضي الخطوة الثالثة تحديد المهارات والمعلومات التي يحتاج إليها الموظف لتأدية المهام المطلوبة منه بكفاءة، وهي تضم المهارات التقنية مثل إجادة استخدام المعدات والبرمجيات الخاصة، والمهارات الناعمة مثل التواصل وحل المشكلات. تهدف هذه الخطوة إلى تحديد المهارات التي تنقص الموظفين وتصميم برامج تدريب تساعدهم في اكتسابها وتحسين أدائهم في العمل.

4. تقييم مهارات الموظفين وخبراتهم في الوقت الحالي

تقتضي الخطوة الرابعة تقييم مستوى مهارات الموظفين ومعلوماتهم في الوقت الحالي، وذلك عبر إجراء استطلاعات الرأي، والمقابلات، أو مراقبة الموظفين أثناء العمل، وهي تهدف إلى تحديد مقدار التحسن اللازم في مهارات الموظفين وخبراتهم من أجل الوصول لمستوى الأداء المطلوب في العمل.

5. إعداد خطة عمل لتلبية احتياجات الموظفين

تقتضي الخطوة الأخيرة إعداد خطة عمل لتلبية احتياجات الموظفين وتطوير مهاراتهم، وهذا يشمل تصميم برامج تدريب أو تحديد مصادر تساعد الموظفين في اكتساب المهارات والمعلومات التي يحتاجون إليها لتأدية المهام بالجودة المطلوبة.

يُنصَح بتطبيق معايير "الأهداف الذكية" (SMART goals) عند تعيين أهداف التدريب، كما يجب أن تحتوي الخطة على الأدوات والوسائل اللازمة لتقييم فعالية التدريب من أجل قياس مدى نجاح تحليل الاحتياجات التدريبية.

يمكن تكرار هذه الخطوات عند الضرورة، ويجب أن تكون إجراءات تحليل الاحتياجات التدريبية قابلة للتعديل والتخصيص بما يراعي ظروف المؤسسة.

الأسئلة المستخدمة في تحليل الاحتياجات التدريبية

ينبغي أن تطرح على نفسك الأسئلة التالية عند إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية:

• ما هي المهام التي يؤديها الموظفون في العمل؟
• ما هي المؤهلات المطلوبة من الموظفين لتأدية هذه المهام؟
• ما هو مستوى مهارات الموظفين وخبراتهم في الوقت الحالي؟
• هل ثمة فارق بين مستوى الأداء الفعلي والمطلوب من الموظفين؟
• كيف يمكن الوصول لمستوى المهارات المطلوب؟

أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية

يوجد عدة أنواع مختلفة لتحليل الاحتياجات التدريبية، لكل منها مواصفات واستخدامات خاصة. فيما يلي 6 أنواع لتحليل الاحتياجات التدريبية:

1. التحليل التنظيمي:

يركز هذا النوع من التحليل على تحديد الاحتياجات التدريبية في المؤسسة، وهو يتم عادةً عبر إجراء تقييمات شاملة لمهارات الموظفين ومعلوماتهم في كافة مستويات وأقسام المؤسسة. تُوظَّف نتائج التحليل التنظيمي في إعداد برامج تدريب شاملة تهدف لتلبية الاحتياجات على مستوى المؤسسة.

2. تحليل الوظائف:

يهدف هذا النوع من التحليل إلى تحديد المهارات والخبرات المطلوبة لتأدية وظيفة معيَّنة، وهو يتم عبر إجراء تقييم للاحتياجات التدريبية الخاصة بالمهام والمسؤوليات المتعلقة بوظيفة معيَّنة، ومستوى المهارات المطلوب لتأدية العمل بفعالية. يُستخدَم هذا النوع من التحليل في إعداد برامج تدريب مصممة خصيصاً لأقسام أو وظائف معيَّنة.

3. التحليل الفردي:

يركز هذا النوع من التحليل على تحديد الاحتياجات التدريبية الخاصة بكل واحد من أعضاء الفريق، وهو يهدف لمقارنة مهارات الموظف مع بقية أعضاء الفريق. غالباً ما يُستخدَم هذا النوع من التحليل في إعداد خطط تدريب فردية للموظفين.

4. تحليل الامتثال:

يركز هذا النوع من التحليل على تحديد الاحتياجات التدريبية المتعلقة بالامتثال للقوانين والأنظمة في قطاع العمل. يقتضي التطبيق العملي لهذا التحليل تحديد القوانين واللوائح التنظيمية التي تسري في المؤسسة، وتصميم برامج التدريب اللازمة لضمان التزام الموظفين بها.

5. تحليل الأداء:

يهدف هذا النوع من التحليل إلى تحديد الاحتياجات التدريبية المتعلقة بتحسين أداء الموظفين. يقتضي التطبيق العملي لهذا التحليل تحديد جوانب القصور في أداء الموظفين والفِرَق، وإعداد برامج التدريب اللازمة لتحسين أداء العمل.

6. تحليل الجانب التكنولوجي:

يركز هذا النوع من التحليل على تحديد الاحتياجات التدريبية التي تطرأ عند تحديث البرمجيات والأدوات التكنولوجية المستخدمة في الشركة، وهو يهدف إلى تقييم قدرة الموظفين على الاستفادة من الأدوات التكنولوجية والبرمجيات المتوفرة ومساعدتهم في استخدامها بكفاءة وفعالية أثناء العمل على تأدية مهامهم اليومية.

يمكن أن تحتاج الشركة لإجراء عدة أنواع من التحليل من أجل تحديد كامل الاحتياجات التدريبية ضمنها.

طرائق تحليل الاحتياجات التدريبية

ثمة مجموعة متنوعة من الطرائق المستخدمة في تحليل الاحتياجات التدريبية، لكل منها محاسن ومساوئ، ويُذكَر منها ما يلي:

1. الاستبيانات واستطلاعات الرأي:

تُستخدَم استطلاعات الرأي لجمع المعلومات من الموظفين، وأصحاب المصلحة، والعاملين في المناصب الإدارية عن احتياجاتهم التدريبية وأنماط التعلم الخاصة بهم، ويمكن إجراؤها عبر الإنترنت، أو البريد الإلكتروني، أو على أرض الواقع.

2. المقابلات:

يمكن إجراء مقابلات فردية أو جماعية لتحديد الوسائل والأساليب التي يفضلها الموظفون لتحديث مهاراتهم ومعلوماتهم.

3. مجموعات التركيز:

تقتضي هذه الطريقة عقد اجتماع مع الموظفين وطلب رأيهم الصريح بخطط التعلم والتطوير الحالية مع تحديد فرص التدريب المتاحة.

4. الملاحظة المباشرة:

تقتضي هذه الطريقة مراقبة الموظفين أثناء الدوام وتقييم أدائهم في العمل بغية التحقق من كفاءتهم وقدرتهم على تأدية المهام بالجودة المطلوبة.

الأسئلة الشائعة

1. ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟

يمكن تعريف تحليل الاحتياجات التدريبية على أنه عملية يستخدمها العاملون في المناصب الإدارية لتحديد المهارات والمعلومات التي يحتاج إليها الموظفون لتأدية مهام العمل بفعالية.  تساعد نتائج الدراسة التحليلية في تكوين فكرة عن برامج التدريب المستقبلية اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة.

2. ما الفائدة من إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية؟

إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية ضروري لكل مؤسسة تسعى لتزويد الموظفين بالمهارات والمعلومات اللازمة لتأدية المهام المطلوبة منهم بكفاءة عالية. يتسنى للمدير بهذه الطريقة أن يساهم في إعداد برنامج تدريب مخصص لتلبية احتياجات الموظفين ومساعدتهم في تحسين أدائهم، ومستوى رضاهم عن العمل، مما يساهم بدوره في نجاح الشركة.

3. ما هو الفرق بين تحليل الاحتياجات التدريبية وتقييم الاحتياجات التدريبية؟

يُستخدَم التحليل لتقدير النقص في مستوى مهارات ومعلومات الموظفين، في حين تهدف التقييمات إلى التأكد من وجود هذه المهارات لدى الموظفين.

4. ما هو التوقيت المناسب لإجراء تحليل الاحتياجات التدريبية؟

يُفضَّل إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية على فترات منتظمة كل سنة أو عندما تحدث تغييرات في الشركة. تضمن هذه الإجراءات تزويد الموظفين بالمهارات والمعلومات اللازمة لتأدية المهام المطلوبة منهم بفعالية وتحديث خطط التدريب، ومواكبتها للتغييرات والتطورات الجارية.

في الختام

إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية ضروري لكل مؤسسة تسعى لتزويد الموظفين بالمهارات والمعلومات اللازمة لتأدية المهام المطلوبة منهم بكفاءة عالية.

قدم المقال مجموعة من الخطوات التي تساعد في تحديد المهارات والمعلومات التي تنقص الموظفين، وإعداد خطة عمل تهدف لتلبية هذه الاحتياجات التدريبية، وتحسين أداء العمل ومستوى رضا العاملين، والمساهمة في نجاح الشركة.