تشهد معظم الشركات معدَّل دوران العمالة الجديدة بنسبة 20% خلال أول 45 يوماً للموظَّف. وهذه الإحصاءات أسوأ بالنسبة إلى الموظَّفين الجدد رفيعي المستوى، فقد أفادت التقارير أنَّ نحو 50% من التعيينات الخارجية للمناصب التنفيذية فشلَت خلال 18 شهراً.
في أثناء عملية التأهيل، يجب أن تضمن إنشاء عملية سلسة تساعد الموظَّفين الجدد لديك على التكيف بسرعة مع أدوارهم الجديدة والقدرة على البدء بالعمل. وفيما يأتي 5 خطوات رئيسة لتأهيل الموظَّف بنجاح:
1. الإعداد قبل اليوم الأول للعمل
يجب أن تحدث هذه الخطوة قبل أن يبدأ الموظَّف مباشرةً. قبل اليوم الأول للموظَّفين الجدد، أرسل بريداً إلكترونياً لتأكيد المعلومات مثل الجداول الزمنية والوثائق التي يحتاجون إلى إحضارها وأيَّ شيء آخر هام.
المعلومات الأخرى التي يمكنك إدراجها أيضاً هي رؤية الشركة، ورسالتها، والمخططات، ونماذج استحقاقات الموظَّفين، وعملية التوجيه، وقائمة مرجعية كاملة بالمعلومات الإضافية ذات الصلة. تأكد من متابعة عملية الإعداد لضمان حصول الموظَّف الجديد على المعلومات؛ إذ يتيح ذلك للموظَّف الجديد مراجعة ومعرفة دوره ودور الشركة من أجل بدء العمل بسلاسة.
بعد إرسال المعلومات، تأكد من إبلاغ فريقك الحالي بتاريخ بدء الموظَّف الجديد في العمل واسمه والمسمى الوظيفي ولمن سيرسل تقارير عمله، وما الذي سيفعله. يمكن أن يساعد هذا الأمر الموظَّفين الحاليين على الاستعداد مسبقاً لتدفُّق سلس عند بدء الموظَّف الجديد في العمل.
2. توجيه الموظَّف في اليوم الأول في العمل
عندما يطأ عضو الفريق الجديد المكتب لأول مرة أو يثبت وجوده لأول مرة، فإنَّ هدفك هو ضمان حصوله على ترحيب حار من الموظَّفين الحاليين؛ فذلك سيُشعِرُه بالراحة والاسترخاء في البيئة الجديدة. ويمكن القيام بذلك شخصياً، أو من خلال ضمان إرسال أعضاء الفريق بريداً إلكترونياً ترحيبياً.
بعد ذلك، اشرح للموظَّف إجراءات العمل المختلفة، مع إظهار ثقافة الشركة والهيكل التنظيمي وقاعدة بيانات العملاء لمؤسستك واستراتيجيات الأقسام والأهداف المستقبلية. خصِّص هذا الوقت للتحدث عن أيِّ أمر تريده، ومن الهام أيضاً أن تخصِّص وقتاً للإجابة عن أيِّ سؤال قد يطرحه عضو الفريق الجديد.
خصص وقتاً للتجول معه في المبنى، وإذا كان العمل افتراضياً تحدَّث معه عن الأقسام المختلفة وأعضاء هذه الأقسام. وتأكد أنَّك تُجهِّز الموظَّفين الجدد باستعمال أدوات التواصل الافتراضية للشركات، مثل الدردشة وغيرها.
3. تعرُّف الأدوار في الشركة وذلك خلال الأسبوع الأول
اسمح للموظَّف الجديد بمقابلة قادة مؤسستك خلال الأسبوع الأول في العمل، فقد يكون هذا الأمر مثيراً ويشكِّل تحدياً للموظَّف الجديد؛ وذلك لأنَّ التغيير قد يكون صعباً بالنسبة إلى بعض الأشخاص. دع الموظَّف الجديد يعرف الدور الذي يؤديه كل قائد، واستعمل المخطط الهيكلي لإظهار التسلسل الهرمي للشركة. حدِّد للموظَّف الجديد هدفاً لحجز اجتماعات مع مجموعة من الأشخاص الأساسيين في المنظمة خلال الأسبوع الأول.
أبلغ الموظَّف الجديد بتوقعات الشركة المتعلقة بمساهمته فيها، والمجالات التي سيكون مسؤولاً عنها، فالهدف من ذلك هو ضمان فهم واضح لأهداف الشركة وتوقعاتها. وضِّح دائماً أنَّك موجود لدعم الأعضاء الجدد في فريقك كلما استدعت الحاجة.
4. مشاركة الموظَّف خلال الأشهر الثلاث الأولى
يُعَدُّ تدريب الموظَّف الجديد خطوةً هامةً تساهم في نجاح عملية تأهيله. يجب أن تُعِدَّ برنامجاً تدريبياً يرشدك خلال عملية التأهيل ويضمن لك تغطية جميع البنود التدريبية؛ إذ تحدد فاعلية التدريب الذي تقدِّمه للموظَّف الجديد مقدار نجاحه في الاندماج ضمن فريقه الجديد.
ركِّز على تدريب الموظَّفين الجدد على المهام المحددة اعتماداً على القسم أو الفريق؛ إذ يؤدي هذا الأمر إلى تسريع عملية التوظيف الجديدة بحسب تقدُّمك الحالي. إنَّ الهدف من ذلك هو السماح للموظَّف بتعرُّف منتجات الشركة أو خدماتها لفهم المهام اليومية المعتادة، ويساعده ذلك على التركيز، ومن ثَمَّ زيادة الإنتاجية خلال مدة قصيرة.
5. تمكين الموظَّف خلال السنة الأولى
يتمتع الموظَّف المؤهَّل بمستويات توجيهية متعددة يمكن أن تستمر لفترة من الوقت. ومع استمرار الموظَّف، اجعله متمكِّناً لضمان التدفق السلس للعمل وزيادة الإنتاجية؛ إذ يجب عليك متابعة العمل دائماً مع الموظَّفين لمعرفة التقدُّم الذي يحرزونه.
قابل الموظَّف وناقش معه التقدُّم المحرَز مع إظهار المشكلات والتحديات التي قد تواجهه، ومن الهام أن تشجع موظَّفيك على طرح الأسئلة والتعبير عن العقبات التي تواجههم.
أضف تعليقاً