19 خطوة تزيد من فعالية العروض التقديمية

يجب أن تبدي حماس وثقة عالية بالنفس، وتتحدث بشكل طبيعي وعفوي حتى ينجح العرض التقديمي في تحقيق الأهداف المطلوبة. لا يعتمد هذا النجاح على المحتوى والأفكار المطروحة فقط، بل إنه يتعلق بشكل وثيق بأسلوب التقديم والطرح. يقدم المقال مجموعة من الخطوات التي تضمن نجاح العرض التقديمي.

العرض التقديمي الفعال:

فيما يلي 4 أهداف يجب أن تركز عليها أثناء إعداد العرض التقديمي:

1. الحفاظ على انتباه الحاضرين وتركيزهم.
2. توضيح الأفكار للمتلقي.
3. تحفيز خيال الحاضرين.
4. إقناع الحاضرين بالمعلومات والأفكار المطروحة.

يتطلب تحقيق هذه الأهداف توفر مجموعة من العناصر، وعلى رأسها استخدام طريقة تقديم ممتعة تحفز انتباه الحاضرين واندماجهم، وإعداد محتوى قيِّم يزود أفراد الجمهور بالمعلومات التي يحتاجون إليها. يؤدي إغفال أحد هذه العوامل إلى فشل العرض التقديمي في تحقيق الأهداف المطلوبة.

آلية إعداد العروض التقديمية الفعالة:

يقضي المتحدث المحترف ساعات مطولة في إعداد العروض التقديمية والتدريب على إلقائها. فيما يلي 19 خطوة تزيد من فعالية العروض التقديمية:

1. تبسيط المحتوى:

يُفضَّل أن تدخل في صلب الموضوع مباشرةً وتقدم معلومات واضحة ومقتضبة وسهلة الاستيعاب. هذه الخطوة هامة للغاية لأنَّ تقديم كم ضخم من المعلومات أو طرحها بأسلوب معقد يمكن أن يسبب إرباك الحاضرين ويمنعهم من فهم المحتوى.

لا يجب أن يتضمن العرض التقديمي أكثر من 3 محاور رئيسية تُذكَر في بداية الجلسة قبل التطرق إلى شرح كل واحد منها بالتفصيل. ينبغي تذكير الجمهور بهذه المحاور مرة ثانية في نهاية العرض التقديمي.

حاول أن تتجنب الحشو والمعلومات التي لا تخدم هدف العرض التقديمي. لا يجب الإفراط في استخدام الإحصاءات والمصطلحات المعقدة أيضاً.

2. التقرب من جمهور الحاضرين:

كثيراً ما يواجه المتحدثون صعوبة في التقرب من الجمهور، وبالنتيجة يقل مستوى تفاعل الحاضرين واندماجهم مع العرض التقديمي.

يتميز المتحدث البارع بقدرته على التقرب من الحاضرين وتشجيعهم على الإصغاء والمشاركة والاندماج مع المحتوى.

3. الحفاظ على مستوى جيد من التواصل البصري والابتسام:

يبدو المتحدث غير واثق من نفسه عندما يتجنب التواصل البصري مع الجمهور. يساعد التواصل البصري في بناء الألفة مع الحاضرين، بحيث يشعر كل فرد من الجمهور أنك تتحدث إليه شخصياً، ولكن يواجه بعض المتحدثين مشقة بالغة في تطبيقه. يُنصَح في مثل هذه الحالة بالنظر إلى جباه الحاضرين فهو يعطي نفس انطباع التواصل البصري.

حاول أن تتواصل بصرياً مع جميع الحاضرين، ولكن إياك أن تنتقل من شخص لآخر بسرعة حتى لا تعطي انطباع بأنك متوتر أو مرتبك.

يساعد الابتسام أيضاً في بناء الألفة وتقليل توتر المتحدث، ولكن عليك أن تحرص على ضبط الإضاءة في القاعة عند مستوى يتيح للحاضرين إمكانية رؤية تعبيرات وجهك بوضوح.

4. الانتباه لإشارات لغة الجسد:

فيما يلي 8 خطوات لاستثمار حركات لغة الجسد في زيادة فعالية العرض التقديمي:

• تطبيق وضعيات الجسد المفتوحة وتجنب الحركات المغلقة مثل تشابك الذراعين.
• التوفيق بين تعابير الوجه والأفكار المطروحة.
• تجنب الحركات الدالة على التوتر والتململ مثل تحريك القدمين للأمام والخلف دون داعٍ.
• التركيز على توجيه النظر إلى الجمهور، ولكن لا بأس بإلقاء نطرة سريعة على الشرائح أو المعلومات الموجودة ضمنها عند الحاجة أثناء إلقاء العرض التقديمي.
• التأكيد على الأفكار المطروحة عن طريق استخدام إيماءات اليد باعتدال. يؤدي الإفراط في استخدام إيماءات اليدين إلى تشتيت تركيز الحاضرين وإبراز توتر المتحدث، في حين يؤدي تجنبها إلى ظهور الارتباك والحرج على محيا المتحدث.
• تنويع إشارات لغة الجسد لزيادة الحيوية.
• الحفاظ على وضعية مستقيمة.
• إدراك الاختلافات الثقافية.

5. التحرك ضمن القاعة:

تجنب الوقوف خلف شاشة الحاسوب والمنبر قدر الإمكان بغية تقليل المسافة وإزالة الحواجز التي تفصلك عن الجمهور. يمكنك أن تتحرك ضمن القاعة لكي تحفز انتباه المشاركين واندماجهم مع العرض التقديمي.

فيما يلي 5 خطوات لتطبيق الحركة أثناء إلقاء العروض التقديمية:

• إلقاء المقدمة من وسط المنصة.
• الانتقال إلى الجانب الأيسر من المنصة عند طرح المحور الأول من العرض التقديمي.
• العودة إلى مركز المنصة مجدداً لمناقشة المحور الثاني.
• الانتقال إلى الجانب الأيمن من المنصة لشرح المحور الثالث.
• إلقاء الخاتمة من الوسط.

يُنصَح بالتحرك أمام الجمهور وبين الصفوف لزيادة تفاعل الحاضرين واندماجهم مع العرض التقديمي.

6. التحدث مع الجمهور:

يمكنك أن تجري استطلاع للرأي أو تطرح الأسئلة على الجمهور من أجل تحفيزهم على التفكير وزيادة مشاركتهم واندماجهم مع العرض التقديمي. فيما يلي 3 أنواع مختلفة من الأسئلة:

• مباشرة.
• بلاغية.
• ملغومة.

الأسئلة المباشرة:

تهدف الأسئلة المباشرة إلى تحفيز العقل وهي تتطلب تقديم أجوبة، ويُذكَر من أمثلتها: "ماذا يمكن أن تفعل في مثل هذا الموقف؟"

يمكنك أن تمرر الميكروفون بين الحضور للحصول على أجوبتهم.

الأسئلة البلاغية:

لا تهدف الأسئلة البلاغية إلى الحصول على أجوبة، لكنها تستخدم للتأكيد على فكرة سابقة.

الأسئلة الملغومة:

تقدم هذه الأسئلة فرضيات تهدف إلى توجيه الجمهور إلى إجابة محددة يصححها المتحدث لإثبات وجهة نظره. يمكنك أن تسأل على سبيل المثال: "ما سبب انخفاض معدل الإصابة بالاضطرابات النفسية في الشركات التي تعملون بها؟"

سوف يؤكد الحاضرون في إجاباتهم أنهم سعداء في وظائفهم ولا يعانون من أي ضغوطات نفسية.

يمكنك أن تقول بعد الحصول على إجابات الجمهور: "تُعزى هذه المعدلات إلى شعور الموظفين بالحرج وعدم استعدادهم للاعتراف باضطراباتهم النفسية وحاجتهم لطلب المساعدة الطبية اللازمة للتغلب على التحديات في مكان العمل".

7. مخاطبة كل فرد من الجمهور على حدة:

يجب أن يشعر الجمهور أنك توجه الحديث إلى كل فرد منهم على حدة عن طريق استخدام ضمائر المخاطب مثل "أنت".

يمكنك أن تسأل على سبيل المثال: "هل تريد أن تنقص وزنك دون أن تعاني من الجوع؟"، بدل أن تطرح السؤال بالصيغة التالية: "هل يرغب أحدكم بإنقاص وزنه دون أن يعاني من مشكلة الجوع المرافقة للأنظمة الغذائية القاسية؟"

يمكنك أن تزيد من اندماج الحاضرين وشعورهم بالانتماء والترابط عن طريق استخدام ضمائر الجماعة "نحن"، "لنا".

8. التكيف مع استجابة الجمهور:

يجب أن تكون مستعداً لتغيير أسلوب الطرح بما يتوافق مع استجابة الحاضرين ومدى استيعابهم، فإذا بدأ الجمهور بالتململ، عندئذٍ يُستحسَن أن تحذف بعض التفاصيل الزائدة وتعرض المحتوى بسرعة أكبر. يمكن أن يعجز الحاضرون عن استيعاب فكرة معيَّنة وعندها يجب عليك أن تقدم المزيد من الأمثلة التوضيحية. سوف تضطر للارتجال في بعض الأحيان لأنك لا تستطيع أن تتنبأ بكافة مجريات الجلسة.

9. إتقان مهارات التنوع الصوتي:

إنَّ طريقة طرح الفكرة وأسلوب الكلام لا تقلان أهمية عن محتوى الخطاب.

يستمتع الجمهور بالعرض التقديمي عندما يطرح المتحدث موضوعه بحماس وشغف، في حين يتململ الحاضرون ويفقدون اهتمامهم بالمحتوى عندما يكون أسلوب الطرح جامداً وخالياً من الانفعالات حتى لو كانت محاور العرض التقديمي قيِّمة وشاملة. فيما يلي 7 نصائح لتطبيق تقنية التنوع الصوتي:

• حاول أن تضبط نبرة صوتك بما يتوافق مع الأفكار التي تطرحها. عليك أن ترفع صوتك لإبراز الفكرة، وتخفضه للتشديد عليها، كما يمكنك أن تنقل انفعالاتك وعواطفك باستخدام صوتك.
• تجنب التحدث بطريقة رتيبة وحيادية خالية من الانفعال حتى لا يفقد الحاضرون اهتمامهم بالموضوع.
• خذ الوقت الذي تحتاج إليه لتوضيح مخارج الحروف ونطق الكلمات بطريقة صحيحة ومفهومة للمستمعين.
• ارفع صوتك عند طرح الأسئلة وأخفضه عند الحاجة لإبداء الجدية والثقة في كلامك.
• حاول أن تبدي حماسك واهتمامك بموضوع العرض التقديمي لكي تشجع الحاضرين على الإصغاء وتحافظ على انتباههم خلال الجلسة. يساعد الابتسام وتسريع وتيرة الكلام في إظهار حماسك تجاه الموضوع المطروح.
• تحدث بصوت عالٍ وواضح يصل إلى الصفوف الأخيرة.
• حاول أن تضبط سرعة كلامك بحيث يتسنى للحاضرين متابعتك بهدوء وسهولة. يصعب على الجمهور تلقي المعلومات واستيعابها عندما تتحدث ببطء أو بسرعة كبيرة. يُستخدم التنوع الصوتي لنقل الأفكار، إذ يساهم تسريع الكلام في توكيد الأفكار، وإبطاؤه في نقل شعور الحذر والتفكير العميق.

يجب أن تحرص على تهيئة حبالك الصوتية قبل العرض التقديمي، وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:

• قراءة كتاب يتطلب استخدام تقنيات التنوع الصوتي مثل قصص الأطفال بصوت عالٍ.
• تجنب تناول منتجات الألبان أو المشروبات المحلاة بالسكر قبل إجراء العرض التقديمي لأنها تزيد من إفراز البلغم في الحلق.
• الامتناع عن المشروبات الباردة قبل إلقاء العرض التقديمي لأنها تسبب تضيق الحلق وهو ما يؤثر بدوره على جودة الصوت.
• يُنصَح باحتساء فنجان من الشاي الدافئ قبل حلول موعد العرض التقديمي لأنه يساعد في استرخاء الحلق.

10. تنمية مهارات التقديم:

يجب أن تعمل على تنمية مهارات التقديم والتحدث أمام العامة عن طريق ممارستها ضمن بيئات واقعية تتيح لك إمكانية الحصول على تغذية راجعة تقيِّم أداءك.

11. ضبط معدل التنفس:

يؤدي شعور القلق إلى ضيق التنفس وزيادة سرعته، وهو ما يزيد من صعوبة التحكم بالصوت والإحساس بالتوتر أثناء إلقاء العرض التقديمي. يجب عليك أن تتنفس بعمق وانتظام لعدة مرات قبل بداية العرض التقديمي.

ثمة تقنية شائعة يُطلَق عليها اسم "ضبط التنفس"، وهي تهدف إلى مساعدتك في إبطاء وتيرة التنفس إلى الحد الطبيعي من أجل تخفيض مستويات القلق. فيما يلي 5 نصائح لتطبيق تقنية التنفس المضبوط:

1. اجلس في وضعية مستقيمة لأنها تساعد في التنفس العميق وملء الرئتين بالهواء.
2. تنفس عبر أنفك واملأ جوفك بالهواء بحيث تستمر عملية التنفس لمدة 4 ثوانٍ.
3. احبس نفسك لمدة ثانيتين.
4. ازفر الهواء من أنفك بحيث تستمر عملية الزفير لمدة 6 ثوانٍ.
5. انتظر بضع ثوانٍ قبل أن تكرر عملية التنفس مرة أخرى.

يتطلب إتقان هذه التقنية بعض الممارسة، وإنك ستشهد بنفسك فوائدها وترغب بتطبيقها مباشرةً قبل إلقاء العروض التقديمية.

قد تلاحظ أثناء إلقاء العرض التقديمي أنك تتحدث بسرعة أكبر من اللازم، وعندها يجب عليك أن تتوقف قليلاً وتتنفس بعمق. سوف يعتقد الحاضرون أنك تفكر بكلامك، ولن يبدو تصرفك غريباً على الإطلاق. يمكنك أن تحدد توقيت التوقفات بشكل مسبق بعد طرح الأسئلة، أو في نهاية كل محور، لأنها تتيح لك إمكانية أخذ قسط من الراحة، وتزود الحاضرين بالوقت الذي يحتاجون إليه لاستيعاب الأفكار.

تساعدك هذه التوقفات من ناحية أخرى في تجنب استخدام الكلمات الزائدة التي لا تخدم المحتوى وتبين ارتباكك وقلة ثقتك بنفسك.

12. استخدام افتتاحيات قوية تشد انتباه الحاضرين:

يجب أن تستثمر الدقائق الأولى من العرض التقديمي في تحفيز تفاعل الحاضرين واندماجهم واهتمامهم بالموضوع المطروح. يتم ذلك عن طريق سرد قصة توضح أهمية موضوع العرض التقديمي.

فعلى سبيل المثال، إذا كان موضوع العرض التقديمي عن فوائد تربية الحيوانات الأليفة على الصحة النفسية والجسدية، عندئذٍ يمكنك أن تعرض قصة أو دراسة عن فرد شهد تحسناً في جودة حياته بعد أن قام بتربية حيوان أليف. يتفاعل الجمهور مع هذه الأمثلة أكثر من سرد الإحصاءات والحقائق العلمية.

13. حس الدعابة:

يستخدم المتحدث الخبير والواثق من نفسه حس الدعابة أثناء إلقاء العروض التقديمية من أجل تحفيز تفاعل الحاضرين واهتمامهم بالموضوع عن طريق إضحاكهم. ولكن يجب أن تنتقي الدعابات بعناية حتى لا يُساء فهمك وتتسبب بتوجيه إهانة غير مقصودة لفئة من الجمهور.

يشترط تطبيق هذه التقنية التحلي بالمهارات وامتلاك الخبرة اللازمة لإلقاء الدعابات، ووجود تجارب سابقة ناجحة في تطبيقها، واختيار دعابة مناسبة للموضوع المطروح عندما تكون الظروف مواتية.

14. سرد القصص والحكايات:

حاول أن تسرد القصص قدر الإمكان ولاسيما إذا كانت مستوحاة من تجاربك الشخصية لأنَّ الجمهور يحب التعرف إلى تفاصيل حياة المتحدث.

يمكنك أن تسرد قصة عن خطأ اقترفته في الماضي، أو عن ظرف صعب تعرضت له في السابق بما يخدم موضوع وهدف العرض التقديمي. يندمج الحاضرون مع هذه القصص لأنها مشتركة بين جميع الأفراد وتحكي عن واقع يتعرض له كثير من الناس كل يوم.

يمكنك أن تسرد القصة بأسلوب فكاهي لزيادة شعورك بالراحة. قلما تحدث حالات سوء فهم أو إهانات غير مقصودة للجمهور عند سرد التجارب الشخصية بأسلوب فكاهي لأنك تتحدث عن نفسك.

سرد الحكايات فعال للغاية في المقدمة وعند الانتقال من محور لآخر أثناء إلقاء العرض التقديمي لأنه يحافظ على انتباه الحاضرين واندماجهم مع المحتوى.

15. التركيز على احتياجات الجمهور:

يجب أن تقدم للجمهور معلومات، ونصائح، وخطط، ووسائل مفيدة تساعدهم في تلبية احتياجاتهم وتحقيق أهدافهم. يكسب المتحدث ثقة الحاضرين ومودتهم عندما يزودهم بالمعلومات القيِّمة التي يحتاجون إليها في حياتهم.

يمكنك أن تتطرق أيضاً إلى الصعوبات التي يواجهها الجمهور عن طريق طرح أسئلة من قبيل: "هل تواجه صعوبة في الالتزام بالأنظمة الغذائية الصحية؟"

تزيد هذه الأسئلة من اهتمام الحاضرين واندماجهم مع المحتوى رغبةً منهم في الحصول على الحلول والمقترحات التي تساعدهم في تذليل الصعوبات وتحقيق أهدافهم.

16. استخدام العناصر البصرية:

تشمل العناصر البصرية الرسوم البيانية، والصور الفوتوغرافية، ومقاطع الفيديو، وهي تستخدم لتقديم المزيد من التوضيحات والشروحات للمعلومات النظرية. فيما يلي 9 أهداف لاستخدام العناصر البصرية:

• تلخيص المعلومات.
• تقليل كمية المعلومات المنطوقة، إذ يمكنك على سبيل المثال أن تعرض رسم بياني لمقارنة النتائج بدلاً من قراءتها.
• عرض الأمثلة التوضيحية.
• إثارة انفعالات الحاضرين، ولكن عليك أن تحدد الانفعال المطلوب بشكل مسبق أثناء إعداد العرض التقديمي.
• التأكيد على فكرة معيَّنة.
• تقديم المعلومات بطريقة تتيح للحاضرين إمكانية حفظها وترسيخها على الأمد الطويل.
• إثبات مصداقيتك.
• تحفيز تفاعل الحاضرين واندماجهم مع المحتوى والحفاظ على اهتمامهم وانتباههم.
• تبسيط المعلومات حتى يتسنى للحاضرين استيعابها بسهولة.

فيما يلي 10 نصائح لاستخدام العناصر البصرية:

• استخدم عناصر بصرية تساهم في إثراء المحتوى وتوضيح الهدف منه.
• استخدم عناصر بصرية تتوافق مع الأفكار المطروحة لئلا يرتبك الحاضرون.
• تجنب وضع الكثير من العناصر البصرية ضمن الشريحة الواحدة حتى يتسنى للجمهور فهم المحتوى.
• اختر عناصر بصرية واضحة، ومقتضبة، وعالية الجودة.
• حافظ على اتساق الأسلوب عن طريق توحيد حجم الخط والألوان وموقع الصور.
• استخدم المخططات والرسوم البيانية لعرض المعطيات والنتائج.
• اعرض العناصر البصرية بعد طرح الأفكار حتى لا يتشتت تركيز الجمهور بين قراءة المخططات والاستماع إلى الشرح في نفس الوقت.
• استخدم كل عنصر بصري لشرح فكرة واحدة.
• استخدم العناصر البصرية باعتدال، فهي تُعتبَر وسيلة إضافية مساعدة لتوضيح الأفكار وإثراء المحتوى.
• تأكد أنَّ العرض التقديمي يفي بالغرض لوحده بدون العناصر البصرية تحسباً للمشكلات التقنية التي يمكن أن تحدث خلال العرض.

17. تطبيق "قاعدة 10-20-30 للشرائح التقديمية" (10-20-30 slideshow rule):

تُستخدَم عروض الشرائح على نطاق واسع لأنها تُعتبَر وسيلة سهلة لإنشاء عروض تقديمية احترافية تجذب انتباه الجمهور. ينصح المؤلف ورائد الأعمال "غاي كاواساكي" (Guy Kawasaki) بتطبيق "قاعدة 10-20-30 للشرائح التقديمية" التي تتطلب الالتزام بالاشتراطات التالية:

• إنشاء 10 شرائح كحد أقصى مراعاةً للقدرة الاستيعابية للجمهور. قلما يستوعب الفرد أكثر من 10 شرائح وليس ثمة داعٍ لإرهاق الحاضرين بمعلومات فائضة لا يحتاجون إليها.
• لا يجب أن يستغرق عرض الشرائح أكثر من 20 دقيقة لكي يبقى ما يكفي من الوقت لطرح الأسئلة وإجراء النقاشات.
• تكبير حجم الخط بما لا يقل عن 30 لأنَّ الجمهور يقرأ المعلومات عن شاشة العرض أثناء شرح المتحدث، وإنَّ تكبير حجم الخط يساعدهم في الانتهاء من قراءة المحتوى بسرعة قبل أن يبدأ المتحدث بالشرح وهو ما يساعدهم في الحفاظ على تركيزهم.

يمكنك أن تقدم للجمهور المزيد من المعلومات الإضافية عن طريق توزيع النشرات في نهاية العرض التقديمي.

18. شرب كميات كافية من الماء:

تناول كميات كافية من السوائل أثناء تواجدك على المنصة، ويُفضَّل في هذه الحالة شرب ماء في درجة حرارة الغرفة. تساعدك السوائل في الحفاظ على جودة صوتك، كما يمكنك أن تستخدم شرب الماء كذريعة للتوقف عن الشرح وإعادة ترتيب أفكارك.

19. الممارسة:

تبرز ثقة المتحدث بنفسه وبمعلوماته وينجح في إقناع الجمهور بفائدة المحتوى عندما يكون ضليعاً بموضوع العرض التقديمي.

تنمية مهارات العرض التقديمي:

يمكنك أن تعمل على تنمية مهارات التقديم والتحدث أمام العامة عن طريق الممارسة ضمن بيئات واقعية تتيح لك إمكانية الحصول على تغذية راجعة تقيم أداءك. فيما يلي 7 خطوات لتنمية مهارات العرض التقديمي:

• التدريب على إلقاء العرض التقديمي والانتقال بين الشرائح والمحاور واستخدام العناصر البصرية.
• إلقاء العرض بصوت عالٍ في وضعية وقوف وبأسلوب ممتع وكأنك تتفاعل مع جمهور حقيقي.
• التدريب على إشارات لغة الجسد والإيماءات.
• استخدام "الواقع الافتراضي" (VR) للتدريب على تقديم عروض الشرائح.
• إلقاء العرض التقديمي أمام الآخرين والحصول على تغذيتهم الراجعة.
• ارتجال الأفكار والأمثلة أثناء إلقاء العرض التقديمي حتى تبدو عفوي وطبيعي. إياك أن تحفظ العرض حرفياً حتى لا تبدو جامداً أو تفقد تركيزك وتنسى المحاور التي تعتزم طرحها.
• تدوين محاور العرض التقديمي مع بعض الملاحظات المختصرة بالترتيب على بطاقة ورقية لكي تستعين بها عند الحاجة أثناء إلقاء العرض.

في الختام:

قدم المقال مجموعة من الخطوات التي تزيد من فعالية العرض التقديمي. يمكنك أن تجربها بنفسك وتختار ما يناسبك منها وتجري التعديلات اللازمة. يعتمد نجاح العرض التقديمي بشكل أساسي على شعورك بالراحة والثقة بالنفس أثناء الإلقاء.